Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Архивирование кадровых документов в организации

Правило 4. В дело подшиваются только исполненные и оформленные документы. Правило 5. В дело подшивается только один подлинный экземпляр документа, за исключением ряда случаев. Правило 6.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Подготовка документов в архив

Работодатель законодательно обязан вести эти документы, ведь эти бумаги первыми подлежат проверке со стороны Государственной инспекции труда.

В них отражена вся история рабочих отношений между нанимателем и работником. Существует ряд правил для обеспечения надлежащего хранения такой документации. О том, как применять эти правила в году, разговор пойдет ниже. Какие требования существуют В ст. Для выполнения закона заводятся и ведутся дела.

Обычно формирование дел из документации кадровой службы происходит со следующего календарного года. Регламентируется создание, оформление и ведение деловой номенклатуры, которая утверждается руководством компании индивидуально. Сформированные дела уменьшают время поиска требуемых данных, и одновременно происходит подготовка для отправления оконченных дел в хранилище.

Ниже представлен перечень требований, согласно которым необходимо вести кадровый учет: Создание и оформление дел для любой документации по кадрам происходит согласно регламенту делопроизводства предприятия.

Дело считается начатым, когда в него был подшит 1-й документ. При ведении дела оформляют обложку. На ней должны быть указаны следующие данные: Подшивать в дело разрешено только бумаги, которые приведены в исполнение и прошли оформление.

В дело допущена подшивка только оригинальных бумаг, кроме ряда оговоренных случаев. В папку дела разрешено заносить бумаги, выпущенные и выполненные в одном календарном году. Допустимый размер дела — листов и максимально допустимой толщиной в 4 сантиметра.

В марте года поменялись сроки хранения кадровых документов. С 13 марта прошлого года документация по штату организации хранится не 75, а 50 лет. Согласно последним изменениям, документы по кадрам должны храниться 50 лет.

Изменение коснулось всей документации, которая демонстрирует взаимоотношения между работодателем и подчиненным.

Разновидности документов Кадровую документацию для удобства делят на 4 вида: Укомплектование штата компании заключенные контракты и договоры, перевод или назначение на иную должность.

Перевод сотрудника внутри предприятия переводы на иную работу, совмещение должностей. Поощрительные приказы или распоряжения для сотрудников документы о надбавке, премировании. Бумаги, прекращающие отношения между работником и компанией. Также изменился порядок начала отсчета хранящихся бумаг: Нововведения по учету и хранению документации затрагивают документы кадровиков, которые сформированы с года.

Бумаги, отправленные в архив раньше года, обязаны храниться 75 лет. Дела по штату сортируются по времени хранения, то есть для каждого временного промежутка создается свое дело. Дела делятся на краткосрочные и долгосрочные. К краткосрочным относятся документы, хранящиеся 5 лет. Сюда входят дисциплинарные наказания, уход сотрудника в отпуск, непродолжительные командировочные поездки внутри страны.

В долгосрочных делах хранится документация 50 или 75 лет. Как сортировать дела Внутри дела вся документация расположена по номерам и хронологии. При превышении допустимого объема дело подразделяется на тома с последовательными порядковыми номерами.

Если предприятие большое и кадровых бумаг очень много, то разрешено размещать документацию в различных делах прием на работу, переводы, увольнения.

Личные карточки сотрудника заводят при принятии на работу и заполняют до последнего дня работы человека. Обычно этот вид документов хранится как картотека, делящаяся на подразделения, в которых применяется алфавитная система. После расторжения договора с подчиненным карточка отправляется в дело с личными карточками уволенных работников.

При ведении личных дел подчиненных разнообразные контракты, договоры и соглашения включают в эти дела. Есть и другой вариант: Сохранение кадровой документации делят на текущее и архивное.

Текущее — это нахождение документации в нынешний момент в делопроизводстве. Архивным считается нахождение дел в архиве. Если помещения для размещения в нем архива нет или его невозможно оборудовать, то документы обоих видов оставляют на хранении в службе кадровиков, но отдельно от места приема посетителей.

Требования к архивам Архивы должны отвечать определенным требованиям, чтобы обеспечить сохранность документации: Наличие шкафов или сейфов, которые можно запереть и опечатать. Номенклатурное размещение дел внутри архивного помещения. Отправка бумаг в архивы для дальнейшего хранения происходит по алгоритму, который разработан самим предприятием.

Вначале комиссия из экспертов дает оценку передаваемым бумагам. Исходя из результатов этой проверки, дела отправляются в архив или остаются в делопроизводстве. В большинстве случаев в архив отправляются оригиналы документов, в ряде оговоренных случаев оригинальные бумаги разрешено заменять заверенной копией.

Архивирование документации происходит по обусловленному и заверенному графику. При невозможности осуществить архивное хранение по какой-либо причине непосредственно в организации, документацию разрешено передать в специализированные организации архивы государства или муниципалитета.

В этом случае заключается договор об оказании услуг с этим учреждением. В момент передачи сторонней организации вся документация должна быть в надлежащем виде.

При завершении срока хранения появляется закономерный вопрос: Такая документация уничтожается. Для этого экспертиза оценивает бумаги, составляет акт. В акте отображаются наименования дел, которые подлежат ликвидации. Сотрудник, проводивший экспертную оценку, ставит свою подпись на акте. Директор предприятия должен утвердить составленный акт.

Ведение архива в современной организации. Практикум по организации работы с архивными документами

Интересные публикации: Зачем фирме нужен собственный архив Законодательство обязывает фирму принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности. Так, документы по личному составу, С которыми работает , должны храниться в течение 75 лет после увольнения сотрудника п.

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив.

Дело должно содержать не более страниц И быть не толще 4 см Кто принимает решение о сохранении Когда кадровые бумаги переходят из текущего документооборота и сдаются в архив, они должны быть обработаны и систематизированы. В большинстве случаев такой сбор и перевод документации осуществляется в конце года. Если в компании есть правила хранении документации, то в них зафиксирована процедура передачи бумаг на хранение в архив и должностное лицо, ответственное за подготовку и систематизацию документов для перемещения в архив. Образец доверенности в банк на подачу документов от юридического лица, читайте здесь. Работник, в чьи должностные функции включена организация процедуры передачи бумаг, осуществляет сортировку документации.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Статьи Архивирование кадровых документов Любая организация, коммерческая или государственная, неизбежно имеет дело с кадровой документацией. Ведь все, что связано с профессиональной деятельностью гражданина является сферой непосредственного интереса государства. Дело в том, что государство обеспечивает механизм пенсионного страхования и, следовательно, нуждается в сохранении всей документации, относящейся к трудовому стажу конкретного человека. Предусмотрена ответственность работодателя за несоблюдение требований законодательства об обеспечении сохранности документов по личному составу. Таким образом, за время работы организации накапливается большое количество документов по личному составу. Что необходимо делать с этой документацией? Как происходит архивирование кадровых документов?

Архивирование кадровых документов в организации

Семинар по ведению архива документов ориентирован на кадровиков, руководителей кадровых служб, юристов по труду, главных бухгалтеров, руководителей организаций. Краткое описание Хранение документов - одна из функций любого юридического лица, будь оно государственным предприятием или коммерческой фирмой. Каждый работодатель должен обеспечить сохранность и возможность последующего использования документов как в своей текущей деятельности, так и для удовлетворения социально-правовых запросов граждан. Каковы задачи и функции архива кадровых документов, и в каких условиях должны храниться документы?

Особенности формирования в дела отдельных видов кадровых документов 1.

Как внести в трудовую книжку изменение записи о фамилии? Вопрос Какой порядок архивирования кадровой документации после реорганизации и какие документы нужно архивировать? Должна ли эта процедура сопровождаться каким-либо приказом? Ответ Кадровые документы реорганизованной организации, которая прекращает свою деятельность, должна хранить организация-правопреемник, к которой переходят ее права и обязанности.

Архивация документов

Работодатель законодательно обязан вести эти документы, ведь эти бумаги первыми подлежат проверке со стороны Государственной инспекции труда. В них отражена вся история рабочих отношений между нанимателем и работником. Существует ряд правил для обеспечения надлежащего хранения такой документации. О том, как применять эти правила в году, разговор пойдет ниже.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Долгосрочное Хранение в архиве документов, мой пример архивации личных дел

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает в себя: Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для необходимого контроля за правильностью отнесения документов к различным видам и типам дел и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии так называемые ЭПК. Разрабатывается специализированное положение, в котором определяются функции данной комиссии, права и порядок ее работы. Оформление дела — это целый комплекс работы по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оформление любого дела с момента его заверения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки дела к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого оно было заведено открыто.

Хранение кадровых документов

Контакты Архивирование кадровых документов В деятельности каждой организации большое значение отводится кадровым документам. Необходимость данной документации продиктована требованиями государства по ведению и сохранению всех документов, связанных с трудовой деятельностью и стажем каждого работника. Учитывая большие сроки хранения документов, возникает необходимость в непрерывном архивировании кадровых документов. В соответствии с существующим законодательством личные дела и другие документы следует своевременно подготавливать для архивного хранения. Сначала проводится экспертиза по установлению ценности документов, по результатам которой ряд документов отбирается для длительного хранения в архиве. Архивирование кадровых документов обязательно включает в себя такие процедуры, как оформление дел и опись документов в архив.

Архивирование кадровых документов в организации происходит по определенным правилам, устанавливаемым как на законодательном уровне , так и.

.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документы в АРХИВ на долгие годы хранения! (инструкция)
Комментариев: 8
  1. Аникей

    Скоро передохнем все!

  2. nelphirunec

    Участковый не мог снимок мой найти сначала, потом несколько раз переобувался .

  3. Ерофей

    Нужен разбор того, как это присходит. Отстранение, понятые, видеофиксация, вот это вот всё.

  4. losusentne

    Они себе миллиарды сколотили.👎-а теперь можно и такие, законы, принимать. Че раньше то не придумали, это, когда миллиарды по счетам туда сюда гоняли? 😠без всякого подтверждения

  5. Стоян

    Мудаки ,как создать петицию?Будет майдан.

  6. sibdarkvo

    Тарас молодец!Распутал клубок чётко!

  7. trasgiouvehead

    Ради таких бабок можно пойти на должностное. Жду тандемов менты+медики.

  8. nabpaubacgui

    Уведомление о подозрении в силу положений статьи 223.1 УПК РФ это только для дознавателя. Следователь не в праве выносить данный документ. Зачем зрителей своих в заблуждение вводите? Уже не первый раз замечаю в ваших видео столь грубые неточности.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018 Юридическая консультация.